IDENTITÉ DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Les traitements de données à caractère personnel sont effectués par la Société Anonyme de droit belge « INTERM-ID » (ci-après « INTERM-ID ») dont le siège social est établi à 5032 GEMBLOUX (Isnes), Rue Louis Genonceaux, 14, inscrite au registre de la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0789.441.230.

Dans le cadre de la présente note, à l'usage exclusif des collaborateurs et partenaires des Software Providers, INTERM-ID agit en qualité de “Responsable du traitement” (Art. 24 du RGPD)

En cas de nécessité, tout utilisateur du site peut prendre directement contact avec cette dernière à l’adresse e-mail suivante : info@interm-id.be ou au numéro de téléphone suivant : 02/880.25.30.

DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES (DPD/DPO)

Conformément à l’Art. 37 du RGPD et aux recommandations de l’European Data Protection Board, INTERM-ID a nommé un Délégué à la protection des données.

Le Délégué à la protection des données à notamment pour mission de recevoir les questions des personnes concernées par les traitements mis en œuvre par le Responsable de traitement et veille au respect du droit des personnes.  Il traite ces questions avec impartialité, et met en œuvre les procédures propres à assurer leur bon traitement.

Le Délégué à la protection des données d’INTERM-ID peut être contacté directement par e-mail à l’adresse dpo@interm-id.be.

FINALITÉS DU TRAITEMENT

INTERM-ID traite des données à caractère personnel des collaborateurs et partenaires des software providers, pour les finalités suivantes :

• Sécuriser l'accès à la documentation, à l'API d'acceptance, et à l'interface web destinée aux Huissiers de Justice de la plateforme OCRON+ à la destination unique des software providers enregistrés et des études d'Huissiers de Justice ayant développé leur propre logiciel ERP. 
• Favoriser l'identification, l'authentification et l'autorisation de l'accès aux données.
  
• Garantir la sécurité du réseau et des informations et d'éviter préventivement une fraude (usurpation d'identité, ...).

COMPLÉMENT D'INFORMATION RELATIF AUX FINALITÉS DU TRAITEMENT ET À LA BASE LÉGALE DU TRAITEMENT

INTERM-ID réalise, sur la plateforme "OCRON+" des traitements de données à caractère personnel dont il revient la responsabilité de sécuriser l'accès, la confidentialité et l'authenticité.   Sécuriser l'accès à la documentation et aux interfaces de communication électronique est dès lors une priorité pour fonder l'intérêt légitime du traitement. 

Il s'agit par ailleurs d'une obligation légale prévue à l'art. 32 du RGPD.

En limitant l'accès, à l'aide d'un moyen d'identification et d'authentification fort et en sécurisant celui-ci, les risques quant à la sécurité de la plateforme de production sont limités.

Le nombre limité de personnes concernées, l'absence de communication à des tiers (et de facto, en dehors de l'EEE), la durée limitée de traitement, l'origine des données à caractère personnel et le fait que les personnes concernées soient majeures sont autant d'éléments qui permettent de limiter les potentiels risques quant aux données à caractère personnel utilisées pour réaliser les traitements concernés.

Il est néanmoins à noter que dans le but de sécuriser l'accès à l'interface web d'acceptation, une utilisation du numéro de Registre national est requise.  Le numéro de Registre national est exclusivement utilisé à des fins d'identification et d'authentification d'une personne physique dans le cadre d'une application informatique et il est exclu qu’une utilisation ultérieure du numéro de Registre national, à d’autres fins, soit effectuée.  S'agissant du moyen d'identification également utilisé par les Huissiers de Justice sur la plateforme de production, aucune autre méthode ne peut valablement être utilisée.

L'utilisation des données à caractère personnel dans le cadre de la sécurisation ne limite ou n'altère pas les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.

EXERCICE DES DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

INTERM-ID souhaite faciliter la manière dont vous pouvez exercer vos droits en votre qualité de personne concernée.

Afin de réaliser votre demande, vous pouvez utiliser tous les moyens de communication mis à disposition par INTERM-ID.  Néanmoins, par simplicité, nous vous conseillons d’adresser votre demande par e-mail à l’adresse dpo@interm-id.be en précisant l’objet de votre requête.

Conformément à l’Article 12§6 du RGPD, il se peut qu’INTERM-ID demande des informations complémentaires pour s’assurer de votre identité avant de transmettre les informations demandées.  Cela peut prendre la forme, par exemple, de l’envoi de la face “recto” de votre carte d’identité.

• DROIT D’ACCÈS / DE CONSULTATION DE VOS DONNÉES
• • Si vous souhaitez consulter les données que nous traitons à votre sujet, vous pouvez exercer votre droit d'accès.  Un aperçu complet de vos données vous sera donné.
    

• DROIT DE RECTIFICATION DE VOS DONNÉES
• • Si vos données ne sont pas ou plus correctes, vous pouvez demander la rectification de celles-ci et/ou les compléter.
    

• DROIT DE L’EFFACEMENT DE VOS DONNÉES
• • Si vous estimez qu'un traitement de vos données est inapproprié, vous pouvez demander que ces données soient supprimées dans certaines conditions.  En effet, la suppression de vos données est potentiellement conditionnée à la possibilité de poursuivre l'obligation de remplir nos missions et obligations.  En d'autres termes, le droit à l'effacement des données ne s'applique pas lorsque le traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale prévue par le droit de l'Union ou par le droit belge, pour exécuter une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont nous pourrions être investis ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
    

• DROIT D'OPPOSITION À UNE UTILISATION SPÉCIFIQUE DE VOS DONNÉES
• • Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons qui vous sont propres, à un traitement des données à caractère personnel à moins qu'il ne vous soit démontré qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice. 
•  DROIT D'OPPOSITION À LA PRISE DE DÉCISION INDIVIDUELLE AUTOMATISÉE
• • Nous ne réalisons pas, dans le cadre des traitements concernés par la présente note, de prise de décision individuelle automatisée, avec ou sans intervention humaine, pour les données à caractère personnel des collaborateurs et partenaires des software providers.
    

• DROIT DE LIMITATION DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES
• • Si vous estimez qu'un traitement de certaines données à caractère personnel est inapproprié, vous pouvez demander qu'il soit provisoirement suspendu pendant une durée nous permettant de vérifier le caractère légitime des motifs que vous invoquez.  Ce droit n'est pas applicable lorsque le traitement en cause est nécessaire à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d'une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs d'intérêt public de l'Union Européenne ou d'un État membre.
    

• DROIT DE PORTABILITÉ DE VOS DONNÉES
• • Ne s'applique pas (le traitement n'est pas fondé sur les points a) et b) de l'Article 6 du RGPD)
    

DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

INTERM-ID souhaite limiter la conservation des données à caractère personnel dans le temps.  Les données à caractère personnel des collaborateurs et partenaires des software providers sont conservées durant l'intégralité de la période pour laquelle le software provider concerné collabore avec INTERM-ID.  Dans la mesure où la plateforme OCRON+ est prévue pour une période de 7 ans, et sans autre type de reconduction, les données seront automatiquement détruite au plus tard en novembre 2029.

INTERM-ID veille à la minimisation des données et, lorsque cela est possible, à la pseudonymisation ou à l’anonymisation des données. 

COMMUNICATION DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL EN DEHORS DE L’UE

INTERM-ID veille à ne pas transmettre de données à caractère personnel en dehors de l’Union Européenne.

COMMUNICATION DES DONNÉES PERSONNELLES À DES TIERS

Dans le strict respect de nos obligations, nous sommes parfois amenés à communiquer vos données personnelles à des tiers.

Vos données personnelles peuvent être communiquées :

CATÉGORIE DE DESTINATAIRE

INFORMATIONS

Sous traitant - Hebergeur Web / Prestataires de services de back-up

Nous faisons appel à des prestataires externes pour l'hébergement de nos services informatiques et leur exploitation, pour la sécurisation des données, et pour la réalisation de sauvegardes (back-up). Lorsqu'il est fait appel à des sous-traitants, nous sélectionnons des prestataires qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en oeuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences règlementaires et légales et garantisse la protection des vos droits. Le traitement par ces prestataires est régi par un contrat de sous-traitance conformément au Règlement Général sur la Protection des Données Complémentairement, il est exclusivement sélectionné des partenaires en Belgique et en France pour la réalisation de ces traitements.

INTRODUIRE UN RECOURS AUPRÈS DE L’AUTORITÉ DE CONTRÔLE

Nous vous informons que vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de “l’Autorité de Contrôle” :

Autorité de protection des données

Rue de la presse 35

B-1000 Bruxelles

•             +32 (0)2 274 48 00 (tous les jours entre 08h30 et 12h00)

•             +32 (0)2 274 48 35

•             contact@apd-gba.be

L’Autorité de protection des données est une autorité indépendante qui veille à ce que vos données à caractère personnel soient traitées comme prévu par la loi.  Celle-ci met à disposition des procédures en ligne :

https://www.autoriteprotectiondonnees.be/introduire-une-requete-une-plainte

Date de mise à jour : 05 septembre 2022